Waar we voor vreesden is uitgekomen. Salons moeten de deuren opnieuw sluiten.
Om jullie alweer door een moeilijke periode te begeleiden, geven we jullie enkele tips & tricks mee om de sluiting en communicatie naar jullie klanten vlot te laten verlopen.

Je kan ervoor kiezen om de online boeking uit te schakelen. Op die manier kunnen geen toekomstige afspraken gepland worden.

Je kan de online booking uitschakelen via Instellingen > Agenda > Online Afspraken > "Online afspraken" afvinken en opslaan.

Je kan er ook voor kiezen om de online booking open te laten, maar de komende lockdown periode te blokkeren. Het gemakkelijkste doe je dit door een algemene afwezigheid in te boeken via Human Resources voor de periode van de lockdown. Zo blijft je online booking bereikbaar voor klanten die bijvoorbeeld een afspraak willen in de eindejaarsperiode.

Een algemene afwezigheid toevoegen:

1. Ga naar de module "Human Resources"

2. Kies "Afwezigheden"

3. Selecteer een medewerker: Algemene afwezigheden

4. Kies "Afwezigheid toevoegen"

5. Selecteer de periode waar je de afwezigheid wil laten gelden.

6. Geef een tijdspanne in van 00:00 tot 00:00

7. Kies reden "Andere" > bijvoorbeeld 'Lockdown'

Hou je klanten op de hoogte over de sluiting/heropening via marketing mail of sms. Vermeld dat hun afspraak automatisch geannuleerd wordt en ze opnieuw kunnen boeken wanneer er meer nieuws is.
​
​Heb je nog geen marketing module in jouw pakket? Stuur even een berichtje naar onze support via de chatknop in jouw account of naar help@optios.net voor meer informatie.
​
Let op: Kies je voor campagnes per e-mail?
Hou er rekening mee dat er een groot aantal campagnes worden verstuurd op dit moment waardoor er een wachtrij kan ontstaan. Deze kan tot een dag vertraging oplopen op zeer drukke momenten.
Stuur zeker niet je marketing nog eens door, daarmee wordt de rij enkel langer en zullen jouw klanten deze ook dubbel aankrijgen.
Tips:
- Je kan een filter inzetten of klanten handmatig toevoegen ipv alle klanten te kiezen
- Je kan ervoor kiezen om een sms campagne te sturen - kort maar krachtig - ipv van een e-mail. Hiervoor heb je wel sms credits nodig.
​- !! Je kan ervoor kiezen om een specifieke mail te sturen naar klanten die al een afspraak hadden gepland in de komende periode om hen op de hoogte te houden dat hun afspraak werd geannuleerd. Kies hiervoor de filter 'has an appointment in specific period !!
​

Heb je een webshop? Vergeet ook zeker niet de link naar je webshop te vermelden, zo kunnen klanten je ten alle tijde steunen in deze moeilijk periode.

Om verwarring te vermijden schakel je best tijdelijk de herinnering e-mails en SMS'en uit tijdens de lockdown. Klanten kunnen anders misschien nog denken dat hun afspraak wel zal doorgaan.

Je kan de e-mail herinneringen uitschakelen via Instellingen > Agenda > E-mail herinneringen > "E-mail herinnering activeren" afvinken en Opslaan.

Je kan de SMS herinneringen uitschakelen via Instellingen > Agenda > SMS herinneringen > "SMS herinneringen activeren" afvinken en Opslaan.

Lees onze blog met tips om de Corona crisis door te komen.