Optios is geschikt voor organisaties met meerdere vestigingen (locaties). Dit artikel legt uit hoe vestigingen werken, welke rechten je hebt, wat gedeeld of apart ingesteld is, plus concrete voorbeelden & tips.
Wat bedoelen we met 'vestiging'?
Een vestiging in Optios is hetzelfde als één account. Je kan het zien als één aparte zaak met een eigen ID nummer.
👉 Heb je een keten met meerdere kapsalons? Dan kan je werken met vestigingen die aan elkaar gekoppeld zijn. Zo kan je makkelijker klanten en afspraken delen tussen de verschillende locaties.
👉 Heb je een kapsalon én een schoonheidssalon onder hetzelfde dak, maar zijn het eigenlijk twee aparte zelfstandige zaken? Dan maak je beter twee volledig losse accounts. Die zijn niet gedeeld en blijven netjes gescheiden (aparte agenda’s, aparte kassa, aparte stock).
Kort gezegd:
Vestigingen = ideaal voor meerdere filialen van dezelfde eigenaar/keten.
Losse accounts = beter als het echt om verschillende ondernemingen gaat.
Rechten instellen
Je kan per gebruiker de rechten aanpassen in de instellingen, zodat elke medewerker alleen toegang heeft tot de vestigingen en functies die voor zijn of haar rol nodig zijn. Je kan als gebruiker namelijk makkelijk switchen op plaatsen die gedeeld zijn zonder af-en aan te melden (om snel te kijken in de agenda bvb).
Ga naar Instellingen
Klik links in het menu op Instellingen.
Open Gebruikers
Kies in het instellingenmenu voor Gebruikers.
Selecteer de medewerker waarvoor je de rechten wil aanpassen.
Ga naar Rechten
Je ziet een overzicht van alle beschikbare rechten.
Zet het schuifje aan of uit afhankelijk van wat de medewerker mag.
☐ Mag de gebruiker agenda’s van andere vestigingen bekijken/wisselen?
☐ Mag de gebruiker producten (voorraad/prijzen) van andere vestigingen beheren?
☐ Mag de gebruiker rapporten bekijken/wisselen tussen vestigingen?
Wat is gedeeld, wat is apart, en welke uitzonderingen in gelinkte vestigingen:
Element | Gedeeld? | Belangrijke details / uitzonderingen |
Diensten | Ja | Aanmaken van een dienst in één vestiging = aangemaakt in alle vestigingen. |
Menu’s | Nee, apart per vestiging | Menu’s zijn instellingsspecifiek per vestiging; je moet per vestiging menu’s aanmaken, bewerken of verwijderen. |
Online Boeking | Ja / deels | Vestigingen vind je naast elkaar terug op één online booking-pagina, maar je kan enkel boeken per vestiging (klant kan niet zoeken naar een afspraak in de verschillende vestigingen op hetzelfde moment). |
Online Boeking 'Afspraken beheren' | Nee, apart per vestiging | Klanten met afspraken in verschillende vestigingen moeten dit per vestiging opvragen/bekijken/bewerken. |
Toekomstige afspraken mailen | Ja | Deze komen vanuit alle vestigingen; je kunt niet instellen dat alleen één vestiging mailt. |
Cadeaubonnen | Ja | * Alle bonnen, algemene, digitale, genummerde... zijn bruikbaar in de verschillende vestigingen. |
Webshops | Nee, apart per vestiging | Elke vestiging kan een soort van eigen webshop hebben door dit in webshop instellingen aan te passen. |
Producten | Ja | Producten zijn gedeeld. |
Voorraad / Stockbeheer | Nee, apart per vestiging | Voorraad is per vestiging. |
Online voorschotten | Ja / deels | Online voorschotten zijn enkel zichtbaar in de klantenfiche in het salon waar de afspraak is gemaakt. Maar op een kassicket zie je voorschotten ongeacht vestiging. |
Agenda | Nee, apart per vestiging | De agenda’s zijn per vestiging. |
Gebruikers | Nee, apart per vestiging | De gebruikers zijn per vestiging. Indien er een medewerker in alle vestigingen werkt, moet je die voor alle vestigingen aanmaken en configureren. |
Klantenbestand | Ja (overkoepelend) | 1 gedeeld klantenbestand, maar je kan wel de klantenbestanden weergeven per vestiging. |
Rapporten | Nee, apart per vestiging | Alle rapporten zijn per vestiging. |
Miniwebsite | Nee, apart per vestiging | Je kan de gratis miniwebsite niet 'overkoepeld' instellen (heb je 3 vestigingen, dan heb je 3 aparte websites) |
Formulieren | Nee, apart per vestiging | Alle formulieren zijn per vestiging. |
Marketing / communicaties | Nee, apart per vestiging | Alle e-mails/SMS zijn per vestiging. |
Optios Pay terminal | Apart per vestiging, maar is niet gelimiteerd | Bancontact terminals moet je instellen per vestiging, maar je kan hetzelfde toestel meedere keren toekennen |
Mollie | Apart per vestiging, maar is niet gelimiteerd | Mollie connectie moet je instellen per vestiging, maar je kan hetzelfde account meedere keren toekennen |
Waar moet je op letten in geval je Optios vestigingen hebt?
Je moet consistent denken aan per-vestiging inloggen, rechten per gebruiker, instellingen van producten, voorraad, etc.
Verwijderen van diensten per ongeluk kan aanzienlijke gevolgen hebben, het wordt verwijderd in elke vestiging.
Werken in de verkeerde vestiging/account levert geen effect op — wijzigingen gaan zo “verloren” of worden niet toegepast.
Genummerde cadeaubonnen zijn beperkt tot éen vestiging.
Je kan 1 specifiek Mollie account koppelen per vestiging, maar je kan ook 1 specifiek Mollie account koppelen aan alle vestigingen (je moet het wel in elke vestiging apart instellen).