Il est utile de savoir dans le logiciel combien de produits sont encore en stock, de passer des commandes automatiquement et à la fin de l'exercice en appuyant sur un bouton pour ouvrir le rapport d'inventaire. Cela fait gagner beaucoup de temps que vous pouvez mieux rentabiliser ailleurs.

Il est bien sûr important d’ajouter tous les produits présents dans le boîtier pour bénéficier de tous les avantages du logiciel.

Le moyen le plus simple et le plus rapide consiste à utiliser un lecteur de codes à barres. Pour ce faire, procédez comme suit:

Méthode 1: Avec scanner de code à barres (recommandé)
1. Appuyez sur "Produits"
2. Scannez le code à barres avec le lecteur de codes à barres
3. Si le produit n'a pas encore été créé, une fenêtre contextuelle apparaît avec le titre "Ajouter un produit" en haut.

4. Si vous avez de la chance, de nombreuses données seront automatiquement renseignées, telles que le nom du produit, la marque, la catégorie, le code à barres et le prix d'achat. Si un nombre de données est déjà renseigné automatiquement, il vous suffit d’ajouter les autres données, par exemple le nombre en stock, le stock minimum et le stock maximum.

Si vous avez moins de chance, rien n'est entré (seulement le code à barres) et vous devrez ajouter manuellement toutes les données. En effet, vos produits ne sont pas encore connus dans notre base de données centrale. N'hésitez pas à envoyer une application à help@optios.net pour ajouter votre marque. (Indiquez la marque et les coordonnées de votre fournisseur a.u.b.)
5. Lorsque tout est bien rempli, cliquez sur "Enregistrer" et le produit est ajouté au logiciel.
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​Méthode 2 : entrez manuellement le code barre
Si vous n'avez pas de lecteur de code barre, vous pouvez cliquer sur
Ajouter un produit.
Sur la ligne "code barre", vous tapez le code barre manuellement et "recherche de produit" apparaît.
Si vous cliquez dessus, le système recherchera le produit s'il est dans la base de données et remplira toutes les informations connues pour vous.
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Si vous choisissez d'ajouter les produits complètement manuellement, vous pouvez le faire de la manière suivante:

1. Appuyez sur "Produits"
2. Appuyez sur "Ajouter un produit".
3. Commencez par saisir tous les détails (nom, marque, catégorie, etc.)
4. Une fois toutes les données saisies, appuyez sur "Enregistrer".

​Méthode 3: importer les produits de la banque de données Optios
Cette méthode n'est possible que si vous avez un abonnement Optios Business Plus ou Pro.

Vous pouvez alors sélectionner une marque dans notre base de données et placer toute la gamme dans votre compte en quelques clics. Il vous faudra alors encore retirer tous les produits que vous n'avez pas chez vous (et compléter les numéros de stock si nécessaire).

1. Appuyez sur "Produits"
2. Appuyez sur "Ajouter un produit".
3. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de "Importer"

4. Sélectionnez "From database"

Vous obtenez maintenant une liste complète de toutes les marques prises en charge et du nombre de produits par marque dans la base de données. Pour importer les produits d'une ou plusieurs marques, cochez la marque souhaitée et cliquez sur le bouton "Importer" en bas.
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N'oubliez pas de supprimer tous les produits que vous n'avez pas en stock !!

Méthode 4: Ajouter les produits via Excel
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Vous pouvez également saisir une liste Excel complète avec tous les détails de vos produits en une seule fois, vous économisez ainsi du temps et des efforts car vous n'avez pas à saisir les produits un par un manuellement.

❗ Veuillez noter qu'il s'agit de la méthode la moins recommandée pour saisir votre stock, car vous ne recevrez aucun changement automatique de produit de cette manière.

Cette quatrième méthode n'est souvent utilisée qu'avec de petites gammes de produits et lorsque vous n'allez pas travailler avec des quantités de stock/inventaire (uniquement des ventes en caisse). Toutes les modifications devront toujours être effectuées manuellement par vous-même.

👉 La saisie de produits via Excel garantit qu'il n'y a aucun lien entre votre inventaire et la base de données Optios. Lorsque vous saisissez les produits à l'aide d'un scanner, d'un code-barres manuel ou d'un téléchargement depuis la base de données, il y a une connexion et vous pouvez toujours effectuer des modifications automatiques ultérieurement (par exemple, augmentations de prix ou modifications de produits...) en 1 clic.

Faire la liste Excel:
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1. Ouvrez un nouveau fichier Excel

2. Faites des colonnes et donnez-leur un titre reconnaissaible dans la première ligne tout en haut

Il est obligatoire d'ajouter les colonnes suivantes afin de pouvoir faire un import:

• Nom
• Marque
• Catégorie (styling, couleur, ...)
• Prix d'achat
• Prix de vente
• Code produit (pour pouvoir passer les commandes)
• Code barre ou code EAN
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Les colonnes doivent êtres l'unes à côté de l'autres

​Importer la liste dans votre compte:

1. Appuyez sur "Produits"
2. Appuyez sur "Ajouter un produit".
3. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de "Importer"

4. Sélectionnez "Depuis la banque de données"
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Product code = Code produit

Product brand = Marque

Product category = Catégorie (styling, couleur, ...)

Product name = Nom

Product barcode = Code barre ou code EAN

Purchase price = Prix d'achat

Sale price = Prix de vente

VAT percentage = % TVA

In stock = Quantité de ce produit que vous avez en stock