Pourquoi numéroter vos chèques-cadeaux ?
La numérotation des chèques-cadeaux est utile pour :
Suivre la validité des bons (date d’émission, expiration, etc.)
Maintenir une comptabilité claire et transparente
Dans les paramètres de caisse, deux options de numérotation s’offrent à vous :
Suivi des chèques-cadeaux
→ Vous saisissez manuellement le numéro ou code-barres de chaque bon.Suivi des chèques-cadeaux + Numérotation automatique
→ Optios attribue automatiquement un numéro unique à chaque chèque-cadeau. Ce numéro peut ensuite être inscrit ou imprimé sur le bon.
Comment activer la numérotation des chèques-cadeaux ?
Allez dans Paramètres
Cliquez sur Chèques-cadeaux
Accédez à l’onglet Général
Cochez l’option Suivi des chèques-cadeaux
Pour automatiser la numérotation, activez aussi Numérotation automatique des chèques-cadeaux
→ Optios génère alors automatiquement un numéro de série que vous pouvez reporter sur le bon.Cliquez sur Enregistrer en bas de la page
Fonctionnement de la traçabilité et de la numérotation des chèques-cadeaux dans Optios
1. Traçabilité activée (sans numérotation automatique)
Lorsque vous activez uniquement l’option "Suivi des chèques-cadeaux", un champ de saisie apparaît en caisse lors de la vente ou de l'encaissement d’un chèque-cadeau.
➡️ Vous devez alors encoder manuellement le numéro ou scanner le code-barres du bon.
2. Traçabilité + Numérotation automatique activée
Lorsque vous activez également l’option "Numérotation automatique des chèques-cadeaux", la caisse attribue automatiquement un numéro unique à chaque bon.
➡️ Lors de la vente ou de l'encaissement, le champ de saisie contient déjà le numéro généré par Optios.
Suivi des numéros attribués
Vous pouvez consulter tous les bons émis avec leur numéro dans l’onglet Chèques-cadeaux de la caisse, pour garder un historique clair et traçable.
Que faire si un client se présente avec un ancien chèque-cadeau (non numéroté) ?
Si un client revient avec un chèque-cadeau émis avant la mise en place de la numérotation, vous pouvez temporairement désactiver le suivi pour permettre son encaissement :
Rendez-vous dans Paramètres → Caisse
Décochez l’option "Suivi des chèques-cadeaux"
Cliquez sur Enregistrer
Finalisez le paiement avec le chèque-cadeau (aucun numéro ne sera demandé)
➡️ Important : N'oubliez pas de réactiver le suivi immédiatement après cette opération pour que les prochains bons soient à nouveau numérotés.